Automatisk transkribering i Word
Microsoft har en automatisk transkriberingsfunksjon via Word. Ansatte og studenter ved NLA Høgskolen som har en lisens ved navn A3 (alle studenter skal ha dette) og som har tilgang på online-versjonen av Word, kan benytte seg av løsningen. Funksjonen er kun tilgjengelig i online-versjonen og man må bruke nettleseren MS Edge.
Så lenge transkriberingsfunksjonen i Word er en del av MS Office sin skyløsning, gjelder samme prinsipper for dataklassifisering som for Microsoft ellers. Det betyr at løsningen skal kun brukes ved innsamling av alminnelige personopplysninger. Løsningen kan ikke brukes ved innsamling av særlige kategorier av personopplysninger (sensitive persondata). I tillegg skal den automatiske transkriberingsfunksjonen kun brukes dersom man sender inn et ferdig lydopptak, f.eks. av et intervju. For å unngå at sensitive data blir brukt i tjenesten, skal man være kjent med innholdet i lydfilen før en sender filen til transkribering i Word. Det forutsettes også at man på forhånd har innhentet samtykke av deltakerne i et prosjekt.
Lydfilen som skal hentes opp til transkribering må være tilgjengelig fra ansattes PC på lagringsområde i OneDrive. Det transkriberte materiale lagres ikke hos Microsoft, men sendes direkte til ansattes PC når det er ferdig transkribert. Her har ansatte mulighet for å laste ned tekstfilen.
NB! Microsoft har bare gitt 5 timer til rådighet per måned per bruker. Dette er en begrensning som ikke kan økes.
Egen rutine for studenter:
Det er ikke lov å laste ned en lydfil med persondata på privat PC. For studenter er det derfor laget en egen rutine for de som ønsker å bruke den automatiske transkriberingsfunksjonen i Word.
Har man et ferdig lydopptak i Nettskjema, innlest via Diktafon-appen, er løsningen at man kan spille den av i nettleser samtidig som opptaksfunksjonen i Word online brukes. Som om en skulle simulere et direkte-opptak.
Husk å sjekke at det ikke er sensitive persondata i opptaket før man går i gang med transkriberingen, og at en ikke synkroniserer ned til privat PC, men lar det forbli i MS Office-online.