Behandling av personopplysninger om deg som er søker eller student

Behandlingen er nødvendig for å utøve offentlig myndighet, og for å oppfylle og overholde bestemmelser i universitets- og høyskoleloven. Behandlingen skjer også for at vi skal kunne ivareta dine interesser som student eller søker på en best mulig måte. Dette omfatter alt fra søknad, oppmelding til eksamen, praksisundervisning, velferdstjenester, utveksling, utskriving av karakterutskrift/vitnemål osv.

Opplysninger som behandles er navn, fødselsnummer, kontaktinformasjon (adresse og telefonnummer), hvilket kull du tilhører, studieprogram, karakterer, permisjoner og lignende.  

Informasjonen hentes fra ulike kilder. Det kan være opplysninger du selv legger inn i forbindelse med søknadsprosesser eller semesterregistrering. Det kan være sensurregistrering eller opplysninger fra ordinært studieadministrativt arbeid.

Det er mulig å reservere seg mot visning av enkelte personopplysninger, som for eksempel visning av bilde. 

Studiesjef er delegert ansvar for behandling av personopplysningene om studentene. Det innebærer blant annet å sørge for at det er utarbeidet nødvendige rutiner for å sikre kvalitet og konfidensialitet og at nødvendig opplæring i systemene blir gitt.   

Sentrale system i behandling av personopplysninger for studenter

Felles Studentsystem (FS)

Felles Studentsystem (FS) er et studieadministrativt system utviklet for universiteter, vitenskapelige høgskoler og statlige høgskoler. Systemet er også tilgjengelig for private høgskoler. Når du søker om opptak og studerer ved NLA Høgskolen vil dine personopplysninger bli registrert, behandlet og lagret i FS.

En rekke applikasjoner er knyttet til det studieadministrative systemet FS. Det betyr at data som registreres i disse applikasjonene også lagres i FS. Data i FS rapporteres i ulike sammenhenger til en rekke parter/virksomheter.

Se full personvernerklæring for FS

Studentweb

Studentweb er en webapplikasjon som lar deg som student utføre en rekke studieadministrative oppgaver, slik som semesterregistrering og oppmelding til undervisning og eksamen. Studentweb gir deg også innsyn i informasjonen som NLA Høgskolen har lagret om deg i det studieadministrative systemet Felles studentsystem (FS), slik som kontaktopplysninger, eksamensresultater og hva som er sendt til Lånekassen.

Studentweb er knyttet til det studieadministrative systemet Felles studentsystem (FS). Det betyr at data som registreres i Studentweb lagres i FS. Data i FS rapporteres i ulike sammenhenger til en rekke parter/virksomheter. Se gjerne personvernerklæringen for FS.

Søknadsweb

Søknadsweb er en webapplikasjon for søking om opptak til studier ved NLA Høgskolen.

Søknadsweb er knyttet til det studieadministrative systemet Felles studentsystem (FS). Det betyr at data som registreres i Søknadsweb lagres i FS. Data i FS rapporteres i ulike sammenhenger til en rekke parter/virksomheter. Se gjerne personvernerklæringen for FS.

Se full personvernerklæring for Søknadsweb

Studentbevis-appen

Studentbevis-appen fungerer som studentbevis hos bl.a. studentsamskipnadene og kollektivtransportselskaper, og vil være gyldig på lik linje med studiekort og papirkvittering. For at studentbeviset skal være gyldig må du ha betalt semesteravgiften og semesterregistrert deg.

Se full personvernerklæring for Studentbevis-appen

Inspera digitalt eksamenssystem

Ved NLA Høgskolen benytter vi det digitale eksamenssystemet Inspera Assessment på digitale hjemmeeksamener, prosjektoppgaver og lignende. Systemet benyttes også på digitale skoleeksamener. For at det skal være mulig for deg å gjennomføre digital eksamen, sender vi personopplysninger om deg til Inspera, som utvikler og drifter systemet Inspera Assessment. De vil ha tilgang til disse personopplysninger: Feide-id, kandidatnummer, andre eksamensdata fra FS og IP-adresse.

RUST - Register for utestengte studenter

RUST muliggjør effektiv og trygg formidling av vedtak om utestenging. Institusjoner under universitets- og høyskoleloven er pålagt å benytte RUST.

RUST er utviklet av CERES etter initiativ fra Kunnskapsdepartementet. CERES har forvaltningsansvar for RUST.

Formålet med RUST er å hindre at en kandidat eller søker som har mistet rettigheter, som følge av vedtak, får slike rettigheter ved en annen institusjon (uhl. §4-12)

Administrering av RUST i FS styres av ulike rettigheter som gis til saksbehandlere som skal arbeide med utestengelsesvedtak.

Se full personvernerklæring for RUST

Canvas

Canvas er en læringsplattform (LMS) der formålet er administrasjon av og støtte til gjennomføring av undervisning, eksamen og arbeid med studentoppgaver. Canvas anvendes i tillegg til å formidle faglige tilbakemeldinger til studenter fra vitenskapelige ansatte og for formidling av meldinger mellom studenter (kommunikasjon, meldinger/varslinger, e-læring). 

TimeEdit

TimeEdit er systemet NLA benytter for time- og romplanlegging. Det er integrert med studentdatabasen FS og med Canvas, slik at studenter får opp kalender i Canvas etter hvert som de melder seg opp til undervisning i Studentweb. I timeedit kan studenter reservere et utvalg av rom. Reservasjon gjøres via plattformen til timeedit, og krever feide innlogging

Se full personvernerklæring for TimeEdit 

Urkund

Formålet med behandling av personopplysninger i plagiatkontroll (URKUND) er å avdekke juks («litterært tyveri») ved eksamen eller ved obligatoriske oppgaveinnleveringer. Formålet er videre å avdekke uredelighet (plagiat) i forskning.

Zoom

Zoom kan benyttes som verktøy for nettbasert(e) audio-/videokonferanser, møter, undervisning, chat, samt opptak av video/lyd av det ovennevnte.

Notice of attendance (NOA)

Appen for digital oppmøteregistrering på NLA.

Studenter sjekker inn til timene sine selv via appen. En digital løsning som gjør det enkelt og tidsbesparende for studenter å registrere oppmøte og holde oversikt over eget fravær.

Vi bruker NOA til oppmøteregistrering på første studiedag.

Som ny student vil du da motta en sms med unik lenke som knytter deg til ditt studie. På studiestedet må du taste inn en bestemt kode. Kode blir kunngjort på studiestedet.

Office 365

Studenter og ansatte ved NLA har tilgang til Office 365, med blant annet, 1 TB lagring i OneDrive, online-versjoner av Office-applikasjoner og mulighet til å installere Office på egen enhet. Dokumenter som opprettes kan lagres direkte i OneDrive. Dette er en personlig lagringsplass, og det er du som bruker som har ansvar for hva som lagres der.

For at alle studenter skal kunne bruke tjenesten, må NLA sende følgende opplysninger om brukerne til Microsoft: navn og brukernavn.

Ved aktivering av Office 365, vil det medføre registrering av brukeren sin enhet (PC, MAC etc) hos Microsoft.

Se personvernerklæring for Office 365

Her kan du lese mer om Microsofts sikkerhetspolicy og personvern

Public 360

NLA Høgskolen bruker sak- og arkivsystemet Public 360 for saksbehandling.  Personvernerklæring for Public 360 finnes her. 

Elektroniske spor

Gjennom studiet vil en student legge igjen elektroniske spor, slik som

• Bruk av adgangskort
• Digitale løsninger, for eksempel OneDrive, Canvas og TimeEdit
• Driftslogger og sikkerhetslogger

NLA benytter ikke opplysningene til overvåking av studenter. Tilgangen til disse opplysningene er sterkt regulert og benyttes ved særskilte behov, som for eksempel innbrudd, tyveri eller andre alvorlige lovbrudd.